똑똑똑 현장실사 나왔습니다!

우리 회사의 연구소는 직권취소에서 안전한가?

많은 회사의 담당자들이 기업부설연구소 실무를 담당하고 있지만 과연 우리 회사의 연구소/전담부서가 현장실사로 부터 안전한지? 혹은 요건에 맞게 잘 운영되고 있는지 의문이 들 것이다. 회사에서 하라고 해서 하긴 하는데 과연 이 방법이 맞는 걸까?

오늘은 기업부설연구소 및 전담부서를 운영 중인 기업에서 참고하면 좋을 만한 이야기를 풀어나갈 예정이다.

똑똑똑 현장실사 나왔습니다.

평소와 다름없이 출근한 어느 평범한 날 갑자기 모르는 번호로 전화가 온다. “안녕하세요. OOOO 회사 담당자 OOO님 맞으시죠? 연구소 현장실사차 방문했으니 문 좀 열어주세요.”

응? 현장실사? 그게 뭐지? 일단 문을 열어주고 곰곰이 생각해 본다. 현장에 나온 조사위원은 연구소 관련해서 가지고 있는 자료를 다 달라고 한다. 그러나 보여줄 자료가 없다. 현장실사가 나올 것이라 생각도 못했을뿐더러 평소에 제대로 준비해 놓지도 않았다. 분명 처음 인수인계받을 때는 매년 연구개발조사표만 작성하고 연구원 들어올 때, 나갈 때마다 갱신만 하면 된다고 했는데… 이게 무슨 날벼락이란 말인가.

쭈뼛쭈뼛하는 나를 보고 조사위원이 연구원들은 현재 어디에 앉아 있으며 연구소의 위치는 어디냐고 물어본다. 조사위원은 연구원들에게 성큼성큼 다가가서 어떤 연구를 하는지 직위는 무엇인지, 명함 좀 볼 수 있냐며 여러 가지 질문을 던진다. 그러나 연구원 A, B, C는 자리에 없고 있는 연구원 D는 본인이 무슨 연구를 하는지 제대로 대답하지 못한다. 조사위원의 표정이 굳어진다. 등에서는 땀 한줄기가 흐른다.

모든 것을 둘러본 조사위원이 평가표로 보이는 종이에 무언가를 열심히 쓰더니 이대로 가면 직권취소라는 의미심장한 말을 던진다. 직권취소? 그렇다. 연구소가 폐지된다는 말이다. 연구소를 통해 받고 있던 연구인력비 세액공제를 더 이상 받지 못하게 된다는 말과 같다. 분명히 나는 인수인계받은 대로 했을 뿐인데 직권취소라는 청천벽력 같은 소식이 돌아왔다. 현장실사 이후 팀장님께 불려 가 혼날 생각을 하니 정신이 아득해진다.

위 예시는 어느 날 갑작스럽게 연구소 현장실사를 맞이하게 된 모기업에서 겪은 감동실화 스토리다. 물론 최악의 경우를 예시로 든 것이라 평소 연구소를 착실하게 운영하던 회사라면 직권취소를 통보받을 일이 거의 없다. 그러나 세액공제는 받고 있지만 연구소 관리를 제대로 하고 있지 않는 회사들의 경우 현장실사라는 말만 들어도 두려움이 밀려올 것이다.

현장실사, 도대체 왜 나오는 건가?

연구소 현장실사는 기업을 괴롭히기 위해 나오는 것이 아니다. 조사위원들은 이 회사의 연구소를 취소하기 위해 파견된 분들이 아니다. 등록된 연구소가 잘 운영되고 있는지 확인하기 위해서 현장실사를 나오는 것일 뿐이다.

기업부설연구소 신고관리 홈페이지 상 나와있는 내용에 따르면 별도 사전 연락 없이 수시 실시 한다고 나와있다. 하지만 우리는 힌트 하나를 얻을 수 있다. “장기간 변경신고를 하지 않은 연구소” → 대부분의 기업들이 연구소 운영에 변동사항이 없다며 변경신고를 1년에 한두 번 하거나 심지어 2~3년에 한 번 변경신고를 하는 기업도 봤다. 이렇게 되면 무조건 연례행사로 현장실사를 맞이할 수 있다.

연구소를 운영함에 있어 변경신고는 굉장히 중요하다. 연구소와 관련해서 사소한 변경사항이 생기더라도 무조건 변경신고를 해야 하는 것이 원칙이다. KOITA(한국산업기술진흥협회)에서 보낸 공문을 살펴보면 연구소 또는 전담부서를 신고한 자가 변경사항이 생긴 경우 변경된 날부터 30일 이내에 협회장에게 변경신고를 해야 된다는 의무사항으로 안내를 하고 있다.

그러니 어떤 사소한 사항이라도 변동 사항이 생기면 변경신고를 하도록 하자(꿀Tip).

현장실사 때는 어떤 서류를 확인하는가?

현장실사 때는 아무래도 다양한 서류를 확인받게 된다. 우선 홈페이지 상 나와있는 점검서류를 살펴보자

1. 연구개발활동 수행여부 확인 및 기타 서류

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설립 시고 시 / 최근변경신고 시 제출 업체 서류

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건축물관리대장 또는 임대차계약서

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사업자등록증

2. 연구전담요원의 학위증명서 or 졸업증명서 or 자격증 사본

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중소기업의 경우 특성화, 마이스터고 졸업자 및 기능사는 4년 이상 연구개발경력증명서

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전문학사 or 산업기사 자격증 소비자는 2년 이상 연구개발경력 증명서

3. 연구전담요원, 연구보조원, 연구관리직원에 대한 인사발령 서류

4. 2대 보험(건강보험, 국민연금) 중 납부내역서

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모든 서류는 당연히 하드카피로 준비해야 한다

홈페이지상 안내하고 있는 현장실사 확인 서류는 다음과 같다. 우리 기업의 연구소를 살리고 싶다면 최대한 자세하게, 성실하게 현장실사 관련 서류를 준비해야 한다. 물론 평소에 완벽하게 준비해 놓는 편이 마음도 편하고 우리 연구소를 무사히 유지할 확률이 높다. 그러나 안타깝게도 홈페이지상 나와있는 서류가 다가 아닌 경우가 많다. 대부분의 경우에서 위 서류보다 더 많은, 좀 더 디테일한 서류들을 요구한다.

필요한 서류에 대해서 궁금하다면!!!!!(브런치로 적으려니 ㅎ 너무 주저리주저리 적힐 거 같다)

귀차니즘 발동하신 만수 부장님

래버리지 스타트업 커뮤니티 Click! 후 질문방에 글을 남기면 래버리지 매니저들이 친절하게 답해준다(농담이 아니다)

이상 이 글을 읽으신 모든 분들이 현장실사에 단단하게 대응하시길 바라며 글을 마무리 맺어볼까 한다.